Klauzula informacyjna RODO

Ta klauzula jest przeznaczona dla klientów, osób zaproszonych do mediacji oraz osób, które się ze mną kontaktują. Spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Zasady dotyczące samej strony internetowej opisuje polityka prywatności.

1. Administrator

Administratorem Twoich danych osobowych jest Ewelina Augustyn Janikowska, mediator sądowy w Gorzowie Wielkopolskim (dalej: Administrator). Kontakt: telefon +48 695 659 390, e-mail augustyn.mediator@gmail.com. Nie wyznaczyłam inspektora ochrony danych, więc w sprawach danych kontaktujesz się bezpośrednio ze mną.

2. Jakie dane i skąd je mam

Od Ciebie. Imię i nazwisko, dane kontaktowe (telefon, e-mail), informacje o sprawie oraz dokumenty, które mi przekazujesz. W sprawach cudzoziemców mogą to być dane z paszportu, dokumentów pobytowych i dokumentów dotyczących zatrudnienia.

Od innej osoby (art. 14 RODO). Jeśli ktoś poprosił mnie o poprowadzenie mediacji z Tobą, dane kontaktowe i informacje o sporze pochodzą od tej osoby albo z postanowienia sądu, który skierował strony do mediacji. Zakres obejmuje imię i nazwisko, dane kontaktowe i opis sprawy. Informację o przetwarzaniu przekazuję Ci przy pierwszym kontakcie.

O innych osobach. W sprawie mogą pojawić się dane osób trzecich, na przykład dzieci, współmałżonków czy pracowników. Przetwarzam je tylko w zakresie niezbędnym do prowadzenia sprawy.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie

• Odpowiedź na zapytanie i umówienie rozmowy: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy dotyczy zawarcia umowy, lit. b.
• Zawarcie i wykonanie umowy o mediację lub o pomoc w sprawie pobytowej: art. 6 ust. 1 lit. b.
• Prowadzenie mediacji skierowanej przez sąd i czynności z nią związane: art. 6 ust. 1 lit. c, bo wynika to z przepisów o mediacji.
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe: art. 6 ust. 1 lit. c.
• Dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f.

Jeśli dokumenty ujawniają dane szczególnych kategorii, na przykład dotyczące zdrowia, przetwarzam je tylko w niezbędnym zakresie, na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a) albo gdy jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. f). Zgodę możesz w każdej chwili cofnąć, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.

4. Komu przekazuję dane

• Dostawcom usług, z których korzystam: poczty elektronicznej (Google), hostingu strony i narzędzi do mediacji online, a jeśli z nich korzystam, także biuru rachunkowemu. Działają na podstawie umów powierzenia.
• Sądowi, gdy strony wnoszą o zatwierdzenie ugody mediacyjnej.
• Urzędom, w tym urzędom wojewódzkim i Urzędowi do Spraw Cudzoziemców, w sprawach pobytowych i tylko na Twoje polecenie.
• Drugiej stronie mediacji i pełnomocnikom stron, w zakresie, w jakim sam ujawniasz informacje w toku mediacji albo zawierasz ugodę.
• Innym uprawnionym organom, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedaję danych i nie używam ich do marketingu.

5. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług, na przykład poczty elektronicznej, mogą przetwarzać dane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Dzieje się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (w tym Ramy Prywatności Danych UE-USA) lub standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc do mnie.

6. Jak długo przechowuję dane

• Korespondencję i notatki z rozmów, po których nie doszło do współpracy: nie dłużej niż 12 miesięcy.
• Dokumentację sprawy: na czas jej trwania, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń z nią związanych (co do zasady 3 lub 6 lat).
• Dokumenty księgowe i podatkowe: przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat licząc od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dokumenty przekazane przez cudzoziemców: do zakończenia sprawy, a potem zwracam je lub usuwam, chyba że przepisy wymagają ich dalszego przechowywania.

7. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 15 do 21 RODO). Aby z nich skorzystać, napisz na augustyn.mediator@gmail.com lub zadzwoń. Odpowiem w ciągu miesiąca. Możesz też złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi lub wykonania umowy. Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

8. Poufność mediacji

Mediator ma obowiązek zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku albo przepisy stanowią inaczej. Poufność mediacji nie zastępuje ochrony danych osobowych: oba obowiązki stosuję równolegle.

Aktualna wersja klauzuli obowiązuje od 12 października 2026 r.